Jobs in mind - Privacy verklaring

Deze website is een initiatief van :

JOBS IN MIND bv
Schaapsbaan 20
B-2910 Essen
E-mail : kim@jobsinmind.be
Telefoon 03 677 30 00
BTW BE0641.802.577

Bij Jobs in mind hebben we ook jouw privacy in mind. We willen je zo goed mogelijk informeren over welke gegevens we van jou verzamelen, waarom we dat doen, hoe we ze beschermen en hoe je je privacy-rechten kan uitoefenen.

1. Wie verwerkt jouw gegevens?

Jobs in mind BV, met maatschappelijke zetel te 2910 Essen, Schaapsbaan 20 en ingeschreven bij de KBO onder nummer BE0641.802.577 is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals die via deze website of via onze diensten met betrekking tot werving & selectie en project sourcing worden verzameld, hierna “ons bedrijf” of “wij” genoemd.

Als je vragen hebt over deze verklaring of over hoe wij jouw persoonsgegevens gebruiken, kan je contact met ons opnemen via kim@jobsinmind.be

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Websitebezoekers

Bij een bezoek aan onze website wordt een beperkte hoeveelheid gegevens verzameld voor analytische doeleinden. Dergelijke (anonieme) gegevens zijn noodzakelijk om jouw websitebezoek te verbeteren. Gelieve onze cookieverklaring te raadplegen voor meer informatie hieromtrent.

Als je ons contactformulier op de website invult, vragen we gegevens zoals jouw naam, telefoonnummer en e-mail adres. Je kan ook je CV opladen als je dat wenst. Afhankelijk van de aard van jouw vraag is het mogelijk dat we jou contacteren en bijkomende informatie opvragen over jouw professionele loopbaan. We verzamelen deze gegevens op basis van jouw toestemming.

Kandidaten / freelancers

Wij verzamelen jouw persoonsgegevens rechtstreeks van jou alsook via andere bronnen, waaronder LinkedIn, als je solliciteert via onze website, of als je ons je gegevens bezorgt tijdens een jobbeurs, of een promotie-, netwerk- of trainingsevenement.

Daarnaast, indien relevant voor de beoogde vacature, verzamelen we jouw persoonsgegevens mogelijks van referenties uit je beroeps- of opleidingsverleden en desgevallend via testen en/of assessment centers.

Onze klanten kunnen bijkomende persoonsgegevens opvragen over jou die verband houden met hun vacature en hun vereisten.

De persoonsgegevens die we over jou kunnen verzamelen zijn, onder andere:

  • Identificatiegegevens: volledige naam, geslacht, geboortedatum en –plaats, nationaliteit, burgerlijke staat, foto
  • Rijbewijs
  • Contactgegevens waaronder je e-mail adres, adres en telefoonnummer
  • Financiële gegevens: zoals je bankgegevens, salaris en andere voordelen
  • Je criteria, voorkeuren en verwachtingen bij het zoeken van een job
  • Je diploma's, vaardigheden, ervaring en opleiding
  • Je proffesionele loopbaan
  • Naam van contactpersoon in noodgevallen
  • Refferenties
  • Andere informatie die in jouw CV staat of je ons graag wil meegeven
  • Communicatievoorkeuren

Informatie over jouw gezondheid en/of gerechtelijk/strafrechtelijk verleden wordt enkel verwerkt indien dit relevant is voor je kandidaatstelling en met inachtneming van de wettelijk opgelegde beperkingen.

Als je ons informatie over derden verstrekt, gaan we ervan uit dat deze jou toestemming hebben gegeven om die informatie te verstrekken en hun persoonsgegevens door Jobs in mind te laten verzamelen, verwerken en doorgeven op dezelfde wijze als de jouwe.

We verzamen deze gegevens op basis van jouw expliciete toestemming. Deze kan worden gegeven via ons privacy formulier dat we jou laten ondertekenen tijdens een interview of via andere kanalen waar we je zullen vragen je toestemming te geven.

Daarnaast kunnen wij zelf ook kandidaten proactief benaderen via professionele kanalen zoals LinkedIn. We doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang met als doel onze werving en selectie, alsook onze project sourcing activiteiten te kunnen uitvoeren. Als je interesse hebt om na ons eerste contact via LinkedIn verder te gaan, dan zullen we steeds jouw expliciete toestemming vragen om jouw persoonsgegevens te verwerken.

Klanten / Leveranciers

Als je een klant of leverancier bent van goederen en diensten, zullen wij informatie verzamelen en verwerken over personen in je organisatie. We kunnen naam, professioneel e-mail adres en andere zakelijke contactgegevens van die personen in ons bestand opnemen.

We verzamelen deze gegevens in het kader van de uitvoering van onze overeenkomst. Indien een zakelijk contact ook een geregistreerde kandidaat is, kunnen we bijkomende gegevens verwerken voor het vinden van werk zoals beschreven in deze verklaring.

3. Hoe gebruiken we jouw persoonsgegevens?

We verwerken jouw persoonsgegevens en andere gegevens die we van jou verzamelen in het kader van onze dienstverlening op het vlak van werving & selectie en project sourcing.

Hieronder valt, onder andere: het sturen van potentieel interessante vacatures of projecten die aansluiten bij jouw profiel en ambities, het inplannen van tijdelijke opdrachten, projectmatig werk, permanente contracten en contracten van bepaalde duur, alsook het bezorgen van werkopportuniteiten en andere carrière gerelateerde informatie.

Persoonsgegevens die je ons hebt bezorgd zijn enkel zichtbaar voor bevoegde medewerkers van Jobs in mind die daartoe vanuit hun rol toegang dienen te hebben.

4. Met wie worden jouw persoonsgegevens gedeeld?

Voor zover nodig of aangewezen kan Jobs in mind jouw persoonsgegevens bekendmaken aan derden in de volgende omstandigheden:

  • aan onze klanten in het kader van onze diensten op het vlak van werving & selectie en project sourcing
  • aan bedrijven en personen die voor ons zakelijke functies en diensten uitvoeren. Voorbeelden van dergelijke diensten zijn onder andere: het verlenen van payrolldiensten; gegevensopslagfaciliteiten; hosting van onze webservers; juridische, boekhoudkundige, audit- en andere professionele diensten.
  • aan bedrijven die voor ons screenings verrichten. Voorbeelden van dergelijke diensten zijn onder andere: het screenen tegen terrorisme- en overige sanctielijsten, het screenen van de achtergrond en onderzoeken die door bepaalde klanten worden aangevraagd. Dergelijke screenings vinden slechts plaats voor zover dit wettelijk is toegelaten.
  • aan overheidsinstanties, zoals: Politie en andere wethandhavingsinstanties; toezichthoudende autoriteiten; en kredietinformatiebureaus.
  • om de van toepassing zijnde wetten en rechtsprocedures na te leven.
  • aan overige dienstverleners die wij aanstellen als gegevensverwerker.

Wij zullen de aangewezen contractuele, vertrouwelijkheids-, veiligheids- en andere verplichtingen opleggen aan deze derden. De opgelegde verplichtingen stemmen overeen met de aard van de diensten die zij aan ons verlenen. We zullen hen enkel toelaten jouw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de wet en onze instructies. We staan hen niet toe jouw persoonsgegevens te gebruiken voor hun eigen doeleinden en als onze relatie eindigt zullen wij ervoor zorgen dat jouw persoonsgegevens veilig worden teruggestuurd of vernietigd.

Sommige van deze derde partijen zijn ook verwerkingsverantwoordelijken, die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van jouw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden, bijvoorbeeld verzekeringsbedrijven of boekhouders. In deze gevallen zijn wij niet in staat om verplichtingen of beperkingen op de leggen aan deze verwerkingsverantwoordelijken omtrent hoe zij jouw persoonsgegevens kunnen verwerken.

Jouw gegevens worden in principe niet doorgegeven aan een bestemming buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit wel het geval zou zijn, zullen we erop toezien dat jouw gegevens beschermd worden met behulp van gepaste beveiligingsmechanismen.

5. Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Jobs in mind bewaart jouw Persoonsgegevens zolang als nodig is om het doel te bereiken waarvoor we deze gegevens hebben verzameld. Dat betekent dat we jouw persoonsgegevens zullen bewaren zolang je van onze diensten gebruik maakt. Wij nemen passende technische, administratieve en fysieke maatregelen om de bescherming van jouw gegevens tegen eventuele vernietiging, verlies of wijziging te garanderen.

Indien je niet door ons geplaatst werd, worden jouw gegevens tot 2 jaar na ons laatste contact bewaard. Aan het eind van deze termijn zal je opnieuw gecontacteerd worden met de vraag of je bij ons geregistreerd wenst te blijven.

Indien je effectief door ons geplaatst wordt, worden jouw gegevens bijgehouden tot 5 jaar na het aflopen van het laatste contract.

Aan het eind van deze termijn zal je opnieuw gecontacteerd worden met de vraag of je bij ons geregistreerd wenst te blijven.

Wij zijn wettelijk verplicht om bepaalde basisinformatie over onze zelfstandigen, klanten en leveranciers (zoals contracten, identiteitsbewijzen en financiële en gegevens) te bewaren tot 10 jaar na het einde van onze relatie.

6. Wat zijn jouw rechten en hoe kan je deze uitoefenen?

In overeenstemming met de wet op de gegevensbescherming heb je het recht om:

  • een verzoek tot toegang en inzage in te dienen: dit laat je toe om je persoonsgegevens op elk ogenblik in te kijken;
  • te vragen om jouw persoonsgegevens te corrigeren of, indien nodig, te schrappen, met name wanneer die gegevens niet meer noodzakelijk zijn met het oog op de doeleinden waarvoor ze werden verzameld/verwerkt;
  • jouw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in te trekken;
  • je te verzetten tegen de verwerking van de gegevens die op jou betrekking hebben in bepaalde specifieke gevallen, met inbegrip van verwerking ten behoeve van direct marketing; in dat geval zullen wij jouw gegevens niet meer verwerken, tenzij om legitieme en dwingende redenen die zwaarder wegen dan jouw belangen en rechten en vrijheden of als de verwerking verband houdt met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • je te verzetten tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming (niet van toepassing bij Jobs in mind);
  • te vragen om de verwerking te beperken, met name wanneer je de juistheid van de gegevens betwist, gedurende een periode die ons de mogelijkheid biedt om de juistheid van die gegevens te controleren; en
  • jouw persoonsgegevens te recupereren, bijvoorbeeld om ze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke en, indien dit technisch mogelijk is, om te verkrijgen dat de gegevens rechtstreeks van de ene verwerkingsverantwoordelijke aan de andere worden overgedragen.

Je kan bovenstaande rechten uitoefenen door een schriftelijk verzoek te sturen via e-mail naar kim@jobsinmind.be. We reageren zo snel mogelijk op je verzoek, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van je verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en het aantal verzoeken, kan die termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. Wij zullen jou in dat geval op de hoogte brengen.

Je kan je rechten gratis uitoefenen tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In zo’n geval hebben wij het recht en de keuze om je een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening gehouden wordt met de administratieve kosten om de gevraagde informatie te verstrekken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen of te weigeren gevolg te geven aan je verzoek).

Klachten in geval van schending van de toepasselijke Belgische regels betreffende de bescherming van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan de Gegevensbeschermingautoriteit op het adres contact@apd-gba.be.

7. Wat gebeurd er als je door ons gevraagde gegevens niet verstrekt of als je vraagt dat we de verwerking van jouw gegevens stopzetten?

De mogelijkheid om onze diensten in het kader van werving & selectie en project sourcing kwalitatief uit te voeren hangt af van de mogelijkheid om toegang te hebben tot en gebruik te maken van bepaalde gegevens over jou. Als je ons de gevraagde gegevens dus niet bezorgt of als je ons vraagt om de verwerking van jouw gegevens stop te zetten, kan dit inhouden dat wij het werving- en selectieproces niet kunnen uitvoeren.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij gebruiken jouw gegevens niet voor enige geautomatiseerde besluitvorming gebaseerd op jouw gegevens.

9. Contactgegevens

Vragen, klachten en/of verzoeken omtrent deze privacyverklaring (met inbegrip van jouw bovenstaande privacyrechten) kan je richten aan:

Jobs in mind BV
Schaapsbaan 20
2910 Essen
kim@jobsinmind.be

Als we jouw verzoek niet optimaal konden behandelen, heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de privacy commissie via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen